Niewiele osób zdaje sobie sprawę z istnienia takiej funkcji jak grupowanie. Więc po kolei. Grupowanie jest to ukrywanie części wierszy i kolumn z możliwością łatwego odkrywania i ukrywania.
Jak widać na powyższym obrazku, mamy zgrupowane 3 zakresy wierszy. Noże do kosiarek, Świece zapłonowe i Filtry paliwa. Pierwsza z tych grup jest rozwinięta i widać wszystkie wiersze, dwie kolejne są zgrupowane i widoczne są jedynie nagłówki.
Jak grupować wiersze w Arkuszach Google?
Sposób na to jest bardzo prosty. Musimy mieć dane którego jeden z wierszy będzie nagłówkiem takiego zgrupowanego zakresu. Wiersz który będzie nagłówkiem, musi znaleźć się na samej górze grupowanego zakresu. Dla przykładu w poniższej tabelce będzie to wiersz rozpoczynający się od pola Produkt.
Zaznaczamy wiersze które mają być zgrupowane (bez nagłówka). Następnie klikamy PPM na jeden z zaznaczonych numerów wiersza i wybieramy Grupuj wiersze x-y (2).
Po wybraniu, widok arkusza delikatnie się zmieni, wzdłuż licznika wierszy pojawi się linia która pokazuje grupowanie, a na jej górze kwadrat z symbolem – służącym do ukrycia zgrupowanych wierszy.
Teraz dowolnie w każdym momencie można taką grupę ukrywać (Obraz 4) i odkrywać (Obraz 3).
Czy grupowanie ma praktyczne zastosowanie?
Tak, zdecydowanie. Gry raportujemy wyniki które śledzimy w Arkuszach Google jest to dobre rozwiązanie aby na różnych poziomach szczegółowości prezentować dane. Mówiąc prościej: pracownik skupia się na sprzedaży jednostkowych produktów, ale jego szef oczekuje raportu za całą kategorię produktów. Poniżej przykład.
Ćwiczenia – Grupowanie
- Zgrupuj wiersze i kolumny do formatu z Obrazu 5.
A czy jest jakaś szansa, żeby korzystać z grupowania i ustawiać zakres chroniony jednocześnie? Obecnie jak pogrupowałam dane i w części z nich ustawiłam zakres chroniony (aby drugi użytkownik wszystko widział ale nie mógł mi zmieniać) niestety drugi użytkownik nie może rozwinąć tego co jest pogrupowane pomimo, że zakres chroniony nie jest ustawiony do całego zakresu grupowanego, tylko do niektórych danych. Można sobie z tym jakoś poradzić ?
Dziękuje Kasiu za komentarz.
Problem tej sytuacji jest taki, że rozwinięcie grupy jest edycją komórek z zakresu grupy. Czyli użytkownik który nie ma praw do chronionego zakresu nie może zwijać i rozwijać grupy.
Mam dwie propozycję poradzenia sobie z tym, ale nie są to rozwiązania doskonałe.
1. Zamiast ochrony ustawienie ostrzeżenia przy edycji. Wtedy przy rozwijaniu (oraz edycji) pojawia się komunikat z ostrzeżeniem. Można zastosować gdy ochrona nie jest konieczna ale ma być zapobiegnięciem pomyłki
2. Zrobić widoki filtrów dla danych pracowników. Wtedy osoba z uprawnieniami określają co jest pokazywane.
Obejścia ograniczeń zawsze istnieją ale nie są związane tylko ze strukturą danych, ale też ze sposobem korzystania z arkuszy. Jeżeli to nie wyczerpuje twojego pytania i problemu – opisz mi jak będzie wyglądało korzystanie z arkusza.
Jak rozwinąć jednym kliknięciem wszystkie stworzone grupy.
Taka funkcjonalność jak w EXEL lub MS PROJECT.
Aktualnie jak mam 10 grup zwiniętych rozwinięcie ich jest mega uciążliwe.
Klikasz prawym przyciskiem myszy na [+] przy jednej z grup i wybierasz „Rozwiń wszystkie grupy wierszy”
Robię grupę kolumn np. A: E, a następnie chcę zrobić drugą grupę np. F:K i zamiast mieć 2 grup, to łączą się w jedną A:K. Dlaczego tak się może dziać?
Między grupami musi być minimum 1 kolumna lub wiersz odstępu, w tym wypadku F. Ponieważ kolumny/wiersze grupuje się do 1 nagłówka. Nagłówkiem tym jest jedna kolumna/wiersz wcześniej. Czyli tak naprawdę kolumna A nie jest grupowana lecz jest nagłówkiem grupy.
W moim arkuszu grupowanie działa jakby do góry nogami – i nagłówkiem z + staje się wiersz poniżej zakresu zebranego w grupę. Jak to naprawić?
Niestety nie jestem w stanie odtworzyć problemu. Sprawdź czy masz aktywne filtry które mogą powodować zmianę kolejności danych. Jeżeli możesz udostępnij kopie arkusza z losowymi danymi.