Sortowanie tabel to możliwość lepszej analizy i prezentacji danych. Dlatego w tym artykule przedstawię podstawowe metody sortowania.
Sortowanie jednej kolumny i tabeli
Na początku musimy zdać sobie sprawę, że arkusz kalkulacyjny może sortować zarówno zakresy jak i arkusze. Zaznaczając jedną kolumnę i wybierając z Menu Dane > Sortuj zakres A → Z według kolumny A otrzymamy posortowaną tylko tą kolumnę.
Jak widać efekt sortowania zakresu nie jest zbyt praktyczny w tym wypadku. Nagłówek został potraktowany jako jedna z danych, a wartości z pozostałych kolumn nie zmieniły swoich miejsc, więc nazwy z kolumny A odnoszą się do nieprawidłowych danych.
Sortowanie i nagłówki
Zacznijmy więc od sortowania bez nagłówków. Jeżeli chcemy to zrobić, zaznaczmy dane bez pierwszego wiersza.
To już lepiej, ale nadal nie zostały posortowane wszystkie dane.
Sortowanie wybraną kolumną
Posortujmy więc całą tabelę. zaznaczając ją (bez nagłówków).
Sortowanie po 2 kolumnach
Co jeżeli zajdzie potrzeba posortowania po 2 kolumnach? Np. gdy chcemy wiedzieć co przynosi nam największy zysk, a w przypadku takiego samego zysku jaki jest lepszy współczynnik ROI. Zaznaczamy cały obszar do sortowania i wybieramy Menu Dane > Sortuj zakres.
W okienku które się pojawi sortujemy po kolumnie F, dodajemy kolejną kolumnę na potrzeby sortowania (3). Następnie dodajemy kolumnę G. Porządek sortowania ustawiamy Z → A (co oznacza: od największego do najmniejszeg0).
Ogórki mają taki sam zysk jak jabłka ale to ogórki mają wyższy współczynnik ROI (zwrot z inwestycji).
Dane mają wiersz nagłówka?
W oknie sortowania zakresu mamy ciekawą opcję „Dane mają wiersz nagłówka”. Gdy mamy zaznaczone dane wraz z nagłówkami możemy zaznaczyć tą opcję, dzięki temu dane nie tylko będą posortowanie bez nagłówków, ale także będziemy mogli wybierać kolumny do sortowania po ich nazwach (nagłówkach).
Wpływ sortowania na wynik formuł
Gdy w naszej tabeli znajdują się formuły musimy przy sortowaniu być ostrożni. Posortowanie danych może spowodować nieprawidłowe obliczenia formuł.
Jednak gdy posortujemy zakres A:D po nazwie wyjdzie nam:
Zaraz, zaraz jabłka mają 103,85% udziału? Coś jest nie tak. Otóż komórki z formułami zostały posortowane, ale niektóre dane do obliczeń formuł przesunęły się w inne miejsca, stąd problemy.
Jak sobie radzić z sortowaniem danych gdzie występują formuły? Najlepiej jest utworzyć kopię arkusza i wszystkie dane zamienić na wartości (kopiujemy wszystkie dane i wklejamy jako wartości).
Interfejs
Poza menu Dane, sortowanie możemy znaleźć także w menu podręcznym, klikając prawy przycisk myszy:
Znajdziemy je także klikając opcje kolumny. W tym przypadku możemy sortować jedynie cały arkusz.
Sortowanie w drugą stronę… czyli losowanie
Losowanie to odwrotność sortowania, ale postanowiłem je tu opisać. Czasami chcemy coś zrobić, coś ale z efektem odwrotnym.
Aby pomieszać dane, wystarczy zaznaczyć zakres losowania i z menu Dane wybrać Losuj zakres.
Losowanie zakresu nie miesza komórek ale wiersze zaznaczonego zakresu. Dlatego nadal wszystkie dane są prawidłowe.
Ćwiczenia – Sortowanie
- [Arkusz1] Posortuj dane w ten sposób, aby uzyskać listę towarów od tych z najwyższym zwrotem z inwestycji (ROI)
- [Arkusz1] Posortuj dane aby uzyskać produkty z najwyższą stratą, a w przypadku tej samej straty przynoszące niższy zysk
- [Arkusz2] Posortuj produkty wg swojej kategorii (A → Z) oraz udziale w kategorii (od największego udziału). Pamiętaj aby nie zaburzyć danych liczonych przez formuły