Formatowanie w Arkuszach Google – Mariusz Smolak

Arkusz kalkulacyjny to przede wszystkim dane, zarówno tekstowe jak i liczbowe. Zarówno w przypadku pracy nad danymi jaki i prezentacji warto zadbać o formatowanie. Formatowanie ma na celu dobrą prezentacje opracowanych danych, zarówno w kwestii przejrzystości ogólnej jak i uwypuklenie kluczowych danych. Dlatego omówię podstawowe formatowanie danych w Arkuszu Google.

W tym artykule poruszymy 3 kwestie

Ręczne formatowanie tabeli
Automatyczne formatowanie tabeli (zmienne kolory)
Formatowanie wykresów (podstawy)

Formatowanie ręczne

Tabela na której będziemy pracować. Jest nieczytelna i nie wszystkie dane są widoczne.

Do sformatowania mamy tabelę z zestawieniem sprzedaży części do kosiarek. Tabela zawiera poprawne dane lecz są nieczytelne. Na tym przykładzie pokażę jak:

Zmienić szerokość kilku kolumn naraz
Wyświetlać wartości z zaokrągleniem i separatorem tysięcy
Zawijać tekst w komórkach
Kolorować wiersze i kolumny
Tworzyć obramowania
Scalać komórki

1. Szerokość kolumn

Aby zmienić szerokość pojedynczej kolumny wystarczy złapać za jej krawędź na górze kolumny (zaznaczone strzałką na obrazku) i przesunąć na żądany rozmiar. Żeby zmienić szerokość wielu kolumn naraz, należy zaznaczyć kolumny i zmienić szerokość jednej z zaznaczonych. Wszystkie zaznaczone kolumny zmienią szerokość na taką samą.

Chcąc zmienić szerokość kolumn, zaznaczamy kilka i zmieniamy szerokość jednej z nich.

Jeśli chcemy zrobić podobną operacje z wierszami robimy to w analogiczny sposób. Zaznaczamy wiele wierszy i zmieniamy wysokość jednego z nich.

Automatyczna zmiana szerokości

Arkusze Google mogą automatycznie dostosować szerokość kolumny lub kolumn. Wystarczy kliknąć dwa razy na prawą krawędź nazwy kolumny. Jeżeli chcemy dostosować szerokość wielu kolumn naraz, zaznaczamy wiele kolumn i klikamy na krawędź którejkolwiek zaznaczonej nazwy kolumny. Kolumny dostosują swoje szerokości każda indywidualnie w zależności od ich zawartości.

2. Podstawowe formatowanie liczb

Nasza tabela z danymi po zmianach w szerokości kolumn. Teraz wszystkie dane są widoczne – ale nadal nie są czytelne.

Mamy nasz arkusz nieco czytelniejszy – nazwy są widoczne, wartości liczbowe też są widoczne. Jednak do ogólnej analizy nie potrzebne nam miejsca po przecinku, a tysiące chcemy wyraźne mieć prezentowane.

Zaznaczamy liczby (C5:I24), wybieramy Formatuj > Liczba > # ###

Możemy wybrać też format Waluta (w zaokrągleniu), wtedy po liczbach będziemy mieć dopisane zł.

Formatowanie liczb jest bardzo proste, możemy użyć zdefiniowanych formatów.

Nasze dane po zastosowaniu formatowania liczb. Wartości są zaokrąglone do liczb całkowitych, a tysiące odseparowane spacją dla lepszej prezentacji. Te komórki nadal posiadają oryginalną wartość liczbową więc możemy na nich przeprowadzać precyzyjne obliczenia.

3. Zawijanie tekstu w komórkach

Kolejną rzeczą w kwestii formatowania jest zawijanie tekstu. Zawijanie tekstu powoduje, że tekst jest dzielony i przenoszony do kolejnych linii. Przydaje się gdy kolumna posiada jedną lub kilka długich wartości w stosunku do pozostałych. Aby nie tworzyć bardzo szerokiej kolumny dla tych kilku wartości stosujemy zawijanie tekstu.

W naszym przypadku chcemy zmniejszyć szerokość kolumny B przez zawinięcie tekstu z komórki B24. Wybieramy komórkę B24, następnie z menu Formatuj > Zawijanie tekstu > Zawijaj.

Zawijanie tekstu w jednej lub wielu komórkach pozwala zmniejszyć szerokość kolumn.

Następnie zmieniamy szerokość kolumny B i tekst z B24 sam dostosuje się do szerokości zmieniając wysokość wiersza 24.

Wartość została przeniesiona częściowo do kolejnego wiersza w tej samej komórce.

4. Kolorowanie wierszy i kolumn

Samo kolorowanie jest proste, zaznaczamy obszar który chcemy wyróżnić kolorem, i zmieniamy kolor wypełnienia.

Wygląd tabeli po wstępnej zmianie wypełnienia komórek.

Dobrze jest wyróżnić wiersze podsumowujące, takie jak nazwy kategorii które sumują sprzedaż danej kategorii i sumę sprzedaży wszystkich kategorii.

Formatowanie tabeli kolorami z wyróżnieniem wierszy sumujących sprzedaż poszczególnych produktów.

Popularne błędy w kolorowaniu komórek

Formatowanie tabeli kolorami jest bardzo proste ale powinniśmy uważać na używane kolory. Użycie zbyt intensywnych kolorów może rozproszyć uwagę, użycie zbyt dużej ilości kolorów może spowodować, że zostaniemy uznani za nieprofesjonalnych.

5. Obramowanie

Aby zrobić obramowanie wokoło komórek, zaznaczamy nasze dane i wybieramy z paska narzędzi obramowanie i wybieramy obramowanie ze wszystkich stron i przez środek (ikonka na obrazku).

Wskazana opcja obramuje nam wszystkie komórki z każdej strony.

Można jeszcze dodać obramowanie w nagłówku i pierwszej kolumnie. Zaznaczamy kolejno nagłówek i zmieniamy grubość linii, następnie zaznaczamy obramowanie.

6. Scalanie komórek

Pozostaje jeszcze poprawić nieco wygląd nagłówka. Można to zrobić poprzez scalenie komórek B3:B4, C3:E3, F3:H3 oraz I3:I4. Robimy to poprzez zaznaczenie zakresu do scalenia i wybranie przycisku Scal komórki na pasku narzędzi.

Możemy jeszcze wyśrodkować i pogrubić wartości w nagłówku.

Złe scalanie

Jeżeli przygotowujemy tabelę do prezentacji, scalanie komórek jest dobrym rozwiązaniem. Jednak w przypadku gdy arkusz służy nam za ewidencje lub bazę danych – nie scalamy komórek. Jest to później duże utrudnienie w analizowaniu i przetwarzaniu danych za pomocą funkcji i skryptów. Wraz z rozwojem twojej wiedzy o Arkuszach Google będziesz coraz mniej przepadał za scalaniem.

Formatowanie automatyczne

Gdy mamy tabelę której nagłówek mieści się w 1 wierszu, a dane są jednolite. Czyli nie ma podsumowań i każdy wiersz jest tego samego typu. Możemy skorzystać z automatycznego formatowania tabeli które nazywa się Zmienne kolory.

Nasza tabela przed kolorowaniem, jest już wstępnie sformatowana: kolumny mają odpowiednią szerokość, a dane liczbowe są zaokrąglone i wyświetlane jako waluta.

Zaznaczamy dane, wybieramy z menu Formatuj > Zmienne kolory…

Wybieramy kolory i klikamy Gotowe

Tabela po zastosowaniu zmiennych kolorów.

Podsumowując: formatowanie tabel Zmienne kolory to szybkie i bardzo estetyczne narzędzie wspomagające prezentacje danych.

Formatowanie wykresów (podstawy)

Podstawą formatowania wykresu jest wybranie odpowiedniego typu wykresu. Typ wykresu wybieramy pod dane które mamy i cel naszej prezentacji. Jeżeli chcemy pokazać sprzedaż różnych kategorii produktów na przestrzeni miesięcy dobry będzie wykres kolumnowy. W przypadku gdybyśmy chcieli sprawdzić która kategoria jest dominująca w sprzedaż – dobrym rozwiązaniem jest użycie wykresu kołowego.

Wykres kolumnowy ze sprzedażą produktów z poszczególnych kategoriach z uwzględnieniem miesięcy.

W naszym wykresie potrzebujemy zmienić nazwę wykresu na: Sprzedaż 1HY oraz przenieść legendę pod nazwę wykresu. Edycje wykresu rozpoczynamy poprzez dwukrotne kliknięcie na niego.

Po dwukrotnym kliknięciu pojawia się pasek boczny z edycją. Tutaj możemy edytować typ wykresu.

Wybieramy Dostosuj > Tytuł wykresu i osi, i wprowadzamy naszą nazwę wykresu w pole Tekst tytułu.

Następnie wybieramy Legenda > Pozycja > U góry

Podsumowanie

Nie tylko przetwarzanie ale i prezentacja danych tabelarycznych to domena arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze Google udostępniają cały wachlarz narzędzi to formatowania danych. Warto z nich korzystać aby odpowiednio przedstawić dane.

Ćwiczenia – Formatowanie

Zaprezentuj dane z zakładki Formatowanie ręczne: zmieniając odpowiednio szerokość kolumn, scalając komórki w nagłówku tabeli, tworząc obramowanie, formatując liczby aby wyświetlać kwoty zaokrąglone do liczb całkowitych oraz kolorując komórki.
Zaprezentuj dane z zakładki Formatowanie automatyczne używając mechanizmu zmienne kolory
W zakładce Wykres utwórz wykres kołowy z zamieszczonych danych. Wykres ma pokazać udział w sprzedaży poszczególnej kategorii produktów w okresie 1HY. Umieść etykiety na wykresie (ustawienie Z etykietami).

Przejdź do ćwiczeń